O que vem primeiro? O processo ou o ERP?

Quando se decide pela aquisição de um sistema de gestão integrado a primeira coisa que sua equipe começa a pensar é implantar o ERP ou subir o monte everest? Bem, se você optar pelo Systêxtil, implanta-lo sem dúvida seria a resposta, mas existem detalhes que precisam ser levados em consideração para que esta resposta seja segura


28/10/2014
Quando se decide pela aquisição de um sistema de gestão integrado a primeira coisa que sua equipe começa a pensar é implantar o ERP ou subir o monte everest? Bem, se você optar pelo Systêxtil, implanta-lo sem dúvida seria a resposta, mas existem detalhes que precisam ser levados em consideração para que esta resposta seja segura. Portanto, escolhemos nesta cena ajuda-lo a desvendar um grande paradoxo e que talvez ainda ocorram resquícios atualmente em sua organização mesmo após implantação do seu ERP por essas situações não terem sido resolvidas na ordem certa. Cena II – O que vem primeiro? O processo ou o ERP? Mais difícil que escolher sistemas adequados é implantá-los com eficácia. Pois, a escolha de um ERP remete a um investimento que traga o maior retorno possível. Porém, após a escolha, as partes vivem o dilema em que o processo de implantação de sistemas se torna complexo e estressante, tanto para a equipe de implantação quanto para o cliente. O cliente, na maior parte das vezes, tem expectativas muito acima da realidade, estimulado pelo otimismo e certezas dos benefícios que um ERP concede em comparação com sua própria ansiedade de livrar-se do emaranhado de processos manuais ou subsistemas e alcançar o paraíso da automação. Para os implantadores sobra a missão de alinhar o sonho com a realidade dos usuários chave e seus investidores. Ocorre que a aquisição de um sistema ERP envolve várias etapas que se baseiam num modelo de ciclo de vida de sistemas ERP, que envolve a decisão de: aderir um sistema; a escolha do software; a sua implantação; sua utilização; e finalmente a sua manutenção ou aprimoramento. Entre essas etapas a implantação é a mais crítica do processo, uma vez que provoca grandes mudanças na empresa. Tudo isso é válido tanto para grandes empresas, como também para as pequenas e médias. Nessas, porém, a questão de mudança é ainda mais critica devido à existência de um ambiente com recursos reduzidos e multitarefa, muitas vezes, até personalizado, com processos de certa forma destoantes das melhores práticas administrativas e de negócios. O fato é que a implantação de um sistema de gestão pode não ter uma regra única, mas em todos os casos é preciso fazer uma mudança e tanto nos processos. Alguns falam que primeiro é preciso arrumar a casa, para depois escolher e implementar um sistema de ERP. Outros que o ERP já é uma forma de estruturar os processos e que, portanto, não é necessária uma reengenharia de seus processos antes da implantação do pacote de gestão. Temos ainda o meio-termo, que ressalta o mapeamento dos principais processos, sem a necessidade de redesenho, para aí optar o ERP. Mas qual seria a melhor forma? A implantação de um ERP é estratégica para as empresas que desejam aumentar sua competitividade e é primordial fazer a escolha certa. Porém, isso demanda trabalho duro, investimentos e uma ação equivocada trarão enormes prejuízos à organização, que terá de conviver com o sistema. O caminho mais correto é inicialmente fazer um mapeamento dos principais processos, sem a necessidade de entrar em detalhes, de forma a ter uma visão ampla do negócio. Após isso, a empresa precisa ir ao mercado para escolher o ERP que melhor irá atender essas necessidades. Sendo assim, para acertar na escolha, sem dúvida, o que vem primeiro é a revisão e a definição dos processos macro que são estratégicos para o seu negócio, que inclusive deverá determinar a escolha do melhor ERP. A idéia de que o ERP por si só irá resolver todos os problemas é um dos principais motivos de fracasso na fase de implantação. Portanto, antes da implantação do ERP, é necessário uma revisão de todos os processos, eliminar os desnecessários, otimizar os que são importantes e saber onde se quer chegar. Vale lembrar que os melhores ERPs do mercado, que é o caso do Systêxtil para o segmento têxtil, por si só, são estruturadores de processos, pois integram as melhores práticas do mercado. Então, se a empresa tiver a linha macro estratégica da empresa, poderá optar com segurança por aquele que atende o seu porte, afinal o ERP é uma ferramenta que deve estar alinhado à estratégia de negócios da empresa. A empresa precisa ir ao mercado sabendo o que quer. É preciso ter certeza de que a ferramenta escolhida terá aderência aos processos de negócios, pois qualquer ERP que seja ele, nunca irá suportar os processos 100% mas tem que funcionar em linhas centrais no segmento ofertado trazendo o melhor valor agregado.    Concluímos então que a implantação de sistemas ERP é, portanto complexa e exige uma serie de cuidados, independentemente do porte da empresa. Mas que se cumprida as suas etapas corretamente não chega nem perto de subir um monte Everest. É importante registrar também que talvez mesmo cumprindo todas as etapas de uma implantação que teria tudo para ser bem sucedida, não aconteça conforme o esperado, pois toda regra há uma exceção. Por exemplo, existem alguns pontos nem sempre revelados por serem minimizados, mas igualmente importantes que devemos considerar, são eles:

- Rotatividade dos colaboradores: em empresas de pequeno porte pode haver alta rotatividade de profissionais que dificulta algumas etapas do andamento do projeto, chegando a ser necessária a certa altura uma reciclagem completa dos usuários na utilização da ferramenta até o término da implantação;

- Sobrecarga dos usuários chave: em algumas áreas, os usuários ficam sobrecarregados com o novo sistema e suas atividades atuais até a finalização do projeto, portanto, não é possível se dedicarem de forma devida as fases da implantação;

- Limitação no aprendizado de colaboradores: alguns profissionais da empresa apresentam limitações e não conseguem se enquadrar na nova realidade do sistema ERP;

Não podemos negar que existem enormes benefícios na aquisição de um sistema ERP, tanto que esse tipo de sistema já pode ser considerado como uma ferramenta padrão necessária para qualquer empresa. Porém, os esforços, os riscos e os custos são altos e os problemas a serem enfrentados, inúmeros e constantes caso a empresa não esteja ciente das etapas e cuidados que devem ser tomados para obter sucesso no processo de adoção e implantação. Felizmente, o crescente amadurecimento das soluções ERP, a maior qualificação dos usuários nas empresas e a evolução da tecnologia tendem cada vez mais a reduzir estes custos e riscos e aumentar seus benefícios, tornando os sistemas ERP imprescindíveis também para a gestão e sobrevivência seja qual for o porte da empresa.

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